Δημόσια διαβούλευση

Η Εταιρεία Ελεύθερου Λογισμικού / Λογισμικού Ανοικτού Κώδικα (ΕΕΛ/ΛΑΚ) σε συνεργασία με το Γραφείο του Αντιπροέδρου της Κυβέρνησης προσκαλεί κάθε ενδιαφερόμενο σε διαβούλευση για την ανάπτυξη συστήματος ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου και διαχείρισης υποθέσεων.

Η ΕΕΛ/ΛΑΚ, εταιρεία με μη κερδοσκοπικό χαρακτήρα, έχει ως κύριο στόχο να συμβάλλει στην προώθηση και ανάπτυξη του ΕΛ/ΛΑΚ στο χώρο της εκπαίδευσης, του δημόσιου τομέα και των επιχειρήσεων στην Ελλάδα. Η ΕΕΛ/ΛΑΚ, ανταποκρινόμενη στο αυξανόμενο ενδιαφέρον για τα οφέλη της χρήσης του Ελεύθερου Λογισμικού, φιλοδοξεί να αποτελέσει κέντρο γνώσης και πλατφόρμα διαλόγου για το Ελεύθερο Λογισμικό/Λογισμικό Ανοικτού Κώδικα, και θα αναλάβει πρωτοβουλίες που θα διευκολύνουν και θα επιταχύνουν την χρήση του.

Καλούμε τους ενδιαφερόμενους σε διαβούλευση για τις προδιαγραφές και τον προϋπολογισμό του έργου καθώς και οποιαδήποτε σχετική με το έργο πρόταση. Η πρόσκληση εκδήλωσης ενδιαφέροντος προς παρατηρήσεις είναι ανοικτή σε όλους τους ενδιαφερόμενους.

Οι προτάσεις υποβάλλονται έως την Πέμπτη 30 Σεπτεμβρίου 2010, σε ηλεκτρονική μορφή στο info ΑΤ ellak DΟΤ gr.

Ο στόχος είναι η ανάπτυξη μιας εφαρμογής για τη διαχείριση των εισερχόμενων και εξερχόμενων έντυπων και ηλεκτρονικών εγγράφων (emails) και της εν γένει γραπτής και ηλεκτρονικής επικοινωνίας

Το πληροφοριακό σύστημα θα αποτελείται από δύο βασικά υποσυστήματα:

1. Υποσύστημα πρωτοκόλλου
2. Υποσύστημα αναθέσεων και παρακολούθησης υπόθεσης

Το πληροφοριακό σύστημα θα πρέπει να αναπτυχθεί με λογισμικό ανοιχτού κώδικα (open source) και η υλοποίησή του θα πρέπει να υποστηρίζει τη λειτουργία σε περιβάλλον virtual computing. Η λειτουργία του συστήματος θα βασίζεται σε λογικές cloud computing. Το σύστημα θα γίνει διαθέσιμο μέσω ειδικής ιστοσελίδας προς οποιαδήποτε υπηρεσία του Δημοσίου, η οποία με τη συμπλήρωση μιας απλής ηλεκτρονικής αίτησης θα μπορεί να το εγκαταστήσει και να το χρησιμοποιεί.

Το πληροφοριακό σύστημα θα αποτελείται από δύο βασικά υποσυστήματα:

1. Υποσύστημα πρωτοκόλλου
2. Υποσύστημα αναθέσεων και παρακολούθησης υπόθεσης

Το υποσύστημα πρωτοκόλλου θα έχει τις ακόλουθες λειτουργικές προδιαγραφές:

1. Να είναι πλήρως παραμετρικό για τον καθορισμό των τμημάτων, θέσεων εργασίας, υπαλλήλων, των αποστολέων, παραληπτών, πινάκων αποδεκτών, φακέλων αρχείου, θεμάτων, ρόλων και δικαιωμάτων χειριστών. Χρήση λεξικών υπηρεσιών και άλλων φορέων.
2. Να συνεργάζεται με οποιοδήποτε σαρωτή για την αρχειοθέτηση των εγγράφων. Θα πρέπει να υποστηρίζονται πολλαπλοί σαρωτές σε οποιαδήποτε θέση εργασίας. Επίσης θα πρέπει να υποστηρίζεται λειτουργία fax to edoc (δηλαδή αποστολή εγγράφου σε fax για ψηφιοποίηση).
3. Να αρχειοθετεί αρχεία κειμένου, spreadsheet από τις εφαρμογές Ms Office και Openoffice με δυνατότητα αναζήτησης σε πλήρες κείμενο, για τα εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα.
4. Να αρχειοθετεί έγγραφα pdf προερχόμενα από τον σαρωτή (ή όχι) με δυνατότητα OCR και indexing για αναζήτηση στο κείμενο.
5. Να αρχειοθετεί έγγραφα από fax.
6. Να διαχειρίζεται εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα προερχόμενα από κανονικό ταχυδρομείο ή ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
7. Να διασυνδέεται με εξυπηρετητή IMAP ή/και POP3 για την αυτόματη πρωτοκόλληση των ηλεκτρονικών εγγράφων.
8. Να παρακολουθεί κάθε είδος εγγράφου, σταδίων διεκπεραίωσης.
9. Να εκδίδει βεβαίωση παραλαβής.
10. Να τοποθετεί αυτόματα λογότυπο Υπηρεσίας, μονάδας ώστε να συντάσσονται αυτοματοποιημένα εξερχόμενα έγγραφα και να πρωτοκολλούνται (δηλαδή ο υπάλληλος γράφει την επιστολή του στην εφαρμογή και αυτή μετατρέπεται αυτόματα σε επίσημο έγγραφο και εκτυπώνεται προς αποστολή με ενσωματωμένο αριθμό πρωτοκόλλου).
11. Να εκτυπώνει το βιβλίο πρωτοκόλλου σε οποιοδήποτε μέγεθος χαρτιού (A4/A3 κλπ) καθώς και να γίνεται export σε αρχείο κειμένου ή spreadsheet.
12. Να χαρακτηρίζει τα εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα.
13. Να παρακολουθεί την πορεία του εισερχόμενου εγγράφου και να συνδέει το εξερχόμενο έγγραφο, εφόσον υπάρχει.
14. Δυνατότητα εισαγωγής μεταδεδομένων στα έγγραφα (πχ. tags).
15. Δυνατότητα αναζήτησης εγγράφων με όλα τα κρίσιμα πεδία, όπως τίτλος, case number, tag.
16. Να διαθέτει API για διασύνδεση με PDF, fax, OCR, google DOCS και αλλα cloud storage.
17. Δυνατότητα πολυγλωσσικής υποστήριξης

Το υποσύστημα αναθέσεων και παρακολούθησης υπόθεσης θα έχει τις ακόλουθες προδιαγραφές:

1. Συνεργασία με το υποσύστημα πρωτοκόλλου.
2. Παρακολούθηση υποθέσεων (case management).
3. Διαχείριση Χρεώσεων και Παρακολούθηση Εγγράφων: Χρέωση και παρακολούθηση των εκκρεμών εγγράφων ή των προς διεκπεραίωση υποθέσεων με βάση κάποιο χρονικό διάστημα, το στέλεχος ή το τμήμα που έχει χρεωθεί το έγγραφο, κτλ.
4. Διαδοχική χρέωση εγγράφων σε διευθύνσεις και υπαλλήλους για την υποστήριξη της συνεργασίας αυτών. Κατά τη διαδικασία της χρέωσης ή της διεκπεραίωσης, μπορούν να επισυνάπτονται στο έγγραφο σχόλια ή σχετικά ηλεκτρονικά αρχεία.
5. Αναφορές και Στατιστικά Κίνησης Εγγράφων για την ενημέρωση των επιτελικών στελεχών, αλλά και στατιστικοί δείκτες που μπορούν να προσφέρουν πληροφόρηση για την παραγωγικότητα του οργανισμού (π.χ. το μέγεθος και ο ρυθμός διεκπεραίωσης εγγράφων, κτλ.).
6. Δημιουργία, αποθήκευση και χρήση ad-hoc αναφορών, με δυνατότητες εμφάνισης στην οθόνη, εκτύπωσης και εξαγωγής σε αρχείο διαδεδομένης μορφής (MS Word, Excel και HTML), επιτρέποντας έτσι τη δημιουργία διοικητικών αναφορών (management reports) και την αποδοτικότερη παρακολούθηση των εργασιών.
7. Αυτόματη ενημέρωση των υπαλλήλων που έχουν χρεωθεί τη διεκπεραίωση κάποιου εγγράφου, μέσω e-mail, το οποίο αποστέλλεται στα εμπλεκόμενα μέρη που περιγράφει τη χρέωση και περιλαμβάνει link για την πρόσβαση στο έγγραφο μέσω Web περιβάλλοντος ή περιλαμβάνει το ίδιο το έγγραφο.
8. Δυνατότητα εντοπισμού του ιστορικού ενός εγγράφου, όπου εντοπίζονται αναδρομικά σχετικά έγγραφα που προηγήθηκαν ή ακολούθησαν ένα έγγραφο. Οργάνωση σε υποθέσεις (cases).
9. Εξουσιοδοτημένη πρόσβαση. Ο διαχειριστής του συστήματος μπορεί να καθορίσει αναλυτικά τα δικαιώματα πρόσβασης στο σύστημα για κάθε χρήστη, ενώ το περιβάλλον του χρήστη προσαρμόζεται αυτόματα με βάση αυτά τα δικαιώματα πρόσβασης.
10. Δημιουργία και διαχείριση καταλόγων με τα στοιχεία των τμημάτων και στελεχών αλλά και των συνεργαζόμενων φορέων. Χρήση λεξικών.
11. Εισαγωγή Συνημμένων Ηλεκτρονικών Αρχείων και συσχέτισή τους με εισερχόμενα ή εξερχόμενα έγγραφα.
12. Προσωπικές αναφορές και φίλτρα εγγράφων, ορίζοντας πολλαπλά κριτήρια επιλογής εγγράφων και να αποθηκεύσουν τα κριτήρια για μελλοντική χρήση.
13. Δυνατότητα custom logo.

Το πληροφοριακό σύστημα θα λειτουργεί ενιαία με ενοποιημένα τα δύο υποσυστήματα. Ακολουθούν οι βασικές τεχνικές προδιαγραφές:

1. Λειτουργία σε περιβάλλον virtual computing σε απομακρυσμένο data center.
2. Δυνατότητα λειτουργίας σε local intranet.
3. Περιβάλλον εργασίας στο web (μέσω browser). Όλες οι οθόνες, χειριστών, στελεχών, διαχειριστή θα είναι σε web περιβάλλον.
4. Υποστήριξη internet explorer, firefox, safari και chrome.
5. Εγκατάσταση στο virtual περιβάλλον με το πάτημα ενός κουμπιού και άμεση έναρξη λειτουργίας.
6. Μεμονωμένη εγκατάσταση virtual μηχανής για κάθε υπηρεσία ή μονάδα.
7. Δυνατότητα για λειτουργία τοπικής cache μνήμης για γρήγορη αποθήκευση και ανάκτηση εγγράφων και συγχρονισμό με την κεντρική βάση στο cloud.
8. Δυνατότητα λειτουργίας offline (σε περιπτώσεις βλάβης της σύνδεσης με το διαδίκτυο).
9. Αυτόματη τήρηση αντιγράφων ασφαλείας σε ωριαία, ημερήσια, εβδομαδιαία και μηνιαία βάση.
10. Τήρηση τοπικού αντιγράφου ασφαλείας.
11. Αυξημένες προδιαγραφές ασφαλείας. Χρήση SSL για τη σύνδεση των χρηστών. Κρυπτογράφηση της βάσης καθώς και των αρχείων. Αναφορές πρόσβασης. Επιτρεπτές ip διευθύνσεις. Σύνδεση με VPN.
12. Δυνατότητα παραμετροποίησης για τον χώρο πρόσβασης (π.χ. μόνο εντός υπηρεσίας, και εκτός υπηρεσίας κοκ).
13. Παραγωγή και διατήρηση πλήρους log file με καταγραφή όλων των κινήσεων και χειρισμών.
14. Ανάπτυξη με εργαλεία ανοιχτού λογισμικού (πχ php), χρήση βάσης δεδομένων ανοιχτού λογισμικού, χρήση λογισμικού εξυπηρετητή ανοιχτού λογισμικού.
15. Διαχείριση ηλεκτρονικής υπογραφής.
16. Δημιουργία ξεχωριστού site για το project είτε στο .gr είτε στο .org
17. Δημιουργία repository για τον πηγαίο κώδικα του έργου με χρήση κάποιου εργαλείου Distributed Version Control (π.χ. Git, Mercurial).
18. Καταχώρηση του έργου στο osor.eu repository.
19. Δημιουργία wiki για τεκμηρίωση του έργου.
20. Δημιουργία ticketing system για την καταγραφή προβλημάτων και bugs από χρήστες και developers.
21. Δυνατότητα εισαγωγής modules στο έργο, ώστε να αποκεντρωθεί η ανάπτυξη επιπλέον λειτουργιών στην κοινότητα ΕΛ/ΛΑΚ.

Το σύστημα θα πρέπει να είναι εύχρηστο στη λειτουργία του και φιλικό προς το χρήστη. Θα πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στη σχεδίαση των οθονών, την επιλογή των χρωμάτων, τη διάταξη των πεδίων και των κουμπιών αποδοχής, ακύρωσης κοκ. Επίσης θα πρέπει να αποθηκεύει real time τους χειρισμούς ακόμα και σε μη καταχώρηση φόρμα ώστε να αποφεύγονται διπλές λανθασμένες εγγραφές.

Το σύστημα θα αναρτηθεί σε ειδικά διαμορφωμένη σελίδα τύπου Gov Apps και θα είναι ελεύθερα διαθέσιμο προς χρήση από οποιαδήποτε Δημόσια Υπηρεσία ή Φορέα με την υποβολή αντίστοιχης αίτησης. Θα δημιουργηθεί μητρώο υπηρεσιών που το χρησιμοποιούν ώστε μελλοντικά να είναι εφικτή η διασύνδεση υπηρεσιών μεταξύ τους για ηλεκτρονική ανταλλαγή αλληλογραφίας, στην κατεύθυνση των Central Gov Applications. Το λογισμικό θα διατίθεται με άδεια EUPL ( http://www.osor.eu/eupl ).

Το σύστημα θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη τον Κανονισμό Επικοινωνίας Δημοσίων Υπηρεσιών του Υπουργείου Εσωτερικών, Αποκέντρωσης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης (2003) καθώς και οποιαδήποτε επικαιροποίηση αυτού Κανονισμός.

Θα πρέπει να παραδοθούν εγχειρίδια χρήσης για τελικούς χρήστες κάθε ρόλου (χρήστες, διαχειριστές, στελέχη κοκ). Επίσης θα πρέπει να παραδοθεί ο κώδικας σε αναγνώσιμη μορφή με σχόλια και δυνατότητα επεξηγήσεων με στόχο την περαιτέρω ανάπτυξη του συστήματος από την κοινότητα. Θα δοθεί ιδιαίτερη σημασία στην καλή τεκμηρίωση του κώδικα και της χρήσης του συστήματος.

Η προκήρυξη του διαγωνισμού καθώς και τα αποτελέσματα του θα δημοσιευτούν στην ιστοσελίδα της ΕΕΛ/ΛΑΚ (www.ellak.gr).