Διαχείριση εγγράφων

Alfresco

http://www.alfresco.com

To Alfresco αποτελεί την κύρια εναλλακτική λύση ΕΛ/ΛΑΚ για διαχείριση περιεχομένου επιχειρήσεων. Το πρότυπο ΕΛ/ΛΑΚ επιτρέπει στο Alfresco τη χρήση των πλέον προηγμένων τεχνολογιών και συνεισφορών από την κοινότητα ΕΛ/ΛΑΚ για τη δημιουργία υψηλού επιπέδου λογισμικού σε χαμηλότερο κόστος. Ο στόχος του Alfresco δεν είναι μόνο η παροχή ΕΛ/ΛΑΚ αλλά η υπερπήδηση των εμπορικών παροχών όσον αφορά τις ρυθμίσεις, τη λειτουργικότητα και των ωφελειών προς την κοινότητα χρηστών. Το Alfresco δημιουργήθηκε από ομάδα ηγετικών μελών της κοινότητας Documentum & Interwoven με δεκαπενταετή εμπειρία στη Διαχείριση Επιχειρηματικού Περιεχομένου (ECM), συμπεριλαμβανομένου και του συνιδρυτή της Documentum. Η εφαρμογή περιλαμβάνει λειτουργίες ECM, διαχείρισης εγγράφων, συνεργασία, διαχείριση αρχείων, διαχείριση γνώσης, διαχείριση διαδικτυακού περιεχομένου.

Οι πλέον σημαντικές λειτουργίες είναι:

  • Διαχείριση Εγγράφων Alfresco: απλή διεπαφή συστήματος εικονικού αρχείου, κανόνες ρύθμισης email, αναζήτηση google, άμεση πλοήγηση μέσω firefox, internet explorer, χώροι βέλτιστης πρακτικής συνεργασίας, υποστήριξη κύκλου ζωής
  • Λειτουργικότητα διαχείρισης εγγράφων: συνεισφορά απλού περιεχομένου, αυτόματη αναγωγή μεταδεδομένων και κατηγοριοποίηση περιεχομένου, διανεμημένη έρευνα για προχωρημένους, υπηρεσίες βιβλιοθήκης, χώροι ευφυούς συνεργασίας, ολοκληρωμένο απλό και σύνθετο διάγραμμα ροής εργασιών, πρόσβαση στον πίνακα, ασφάλεια
  • Υποστηριζόμενες διεπαφές: CIFS/SMB πρωτόκολλο διαμοίρασης αρχείων της Microsoft, JSR-168 χαρακτηριστικά, JSR-127 Java server, FTP, Webdav, Webservices , REST
  • Σχεδιασμένη να συνάδει με τις απαιτήσεις DOD 5015.2
  • Αυτόματη εξαγωγή και τυποποίηση μεταδεδομένων
  • Ολοκληρωμένη λογιστική και διαγράμματα ροής: έλεγχος υπηρεσιών με την καταγραφή υπηρεσιών σε βάση δεδομένων και σχετική πρόσβαση
  • Υποστήριξη κανόνων διαχείρισης αρχείων επέκτασης
  • Αυτόματη μετατροπή αρχείων: αυτόματη μετατροπή από μορφές ιδιωτικών εντύπων σε μορφές όπως Open Document Format (ODF) και Portable Document Format (PDF)
  • Απλή εξαγωγή αρχείων
  • Υψηλή διαθεσιμότητα, ανοχή σφαλμάτων και κλιμακοποίηση
  • Εύκολο στην εγκατάσταση και χρήση
  • Σχεδιασμός αρχείων: αυτόματη ταξινόμηση και διαμόρφωση αρχείων βάσει προτύπων
  • Προγραμματισμός βάσει είδους: αυτόματη ταξινόμηση και διαμόρφωση αρχείων βάσει προτύπων
  • Αυτόματη διαχείριση κύκλου ζωής: προγραμματισμός, περιεχόμενα και τροποποίηση μεταδεδομένων στη βάση απλών κανόνων
  • Αυτόματη αρίθμηση εγγράφων
  • Πολιτική παρακράτησης αρχείων
  • Διάθεση: έλεγχος και προγραμματισμένος χειρισμός αρχείων, μεριδίων, μεταφορών, προσβάσεων και καταστροφή αρχείου με τη χρήση κανόνων αυτόματης επεξεργασίας
  • Διαχείριση του αρχικού πληθυσμού των μεταδεδομένων και αυτόματη επικαιροποίηση
  • Dashboards: προκαθορισμένες αναφορές και ορισμός τύπου μεταδεδομένων για αναζήτηση και εκκαθάριση μητρώων για το χειρισμό εξαιρετικών περιπτώσεων
  • DOD 5015.2 Πίνακες διαχείρισης- για την υποστήριξη του Αμερικανικού Υπουργείου Άμυνας και όροι αρχειοθέτησης για ορισμούς μεταδεδομένων, σχεδιασμό αρχείων και λειτουργικότητα
  • Γρήγορη ediscovery: Απλή αναζήτηση σε περιεχόμενο κειμένου, δομές αρχείων, κατηγορίες και είδη μητρώων διαχείρισης

Cuteflow

http://www.cuteflow.org

To Cuteflow αποτελεί διαδικτυακό σύστημα ΕΛ/ΛΑΚ για τη ροή και κυκλοφορία εγγράφων. Οι χρήστες δύνανται να ορίσουν τα έγγραφα που θα διαβιβάζονται βήμα-βήμα σε κάθε χρήστη της λίστας. Το σύστημα αποτελεί ηλεκτρονική μέθοδο κυκλοφορίας εντύπων (π.χ. εσωτερικώς). Το έγγραφο λαμβάνεται από διαφορετικού τύπου πεδία εισροών. Τα πεδία συμπληρώνονται με τιμές από τον αποδέκτη του εγγράφου κατευθείαν στο email client των χρηστών. Σε συνέχεια της κυκλοφορίας του εγγράφου παραλαμβάνεται ένα πλήρως συμπληρωμένο έντυπο. Είναι επίσης δυνατή η επισύναψη στοιχείων στο έντυπο (π.χ υλικό παρουσίασης). Όλες οι λειτουργίες όπως η δημιουργία διαγράμματος ροής ή η παρακολούθηση, ο ορισμός της ροής ή η κατάσταση παρακολούθησης διενεργούνται με εύκολο τρόπο μέσω της διαδικτυακής διεπαφής.

Knowledgetree

http://www.knowledgetree.com

To Knowledgetree καθιστά εύκολη τη διαχείριση εγγράφων, καθώς τα έγγραφα και τα αρχεία στα οποία στηρίζεται η επιχείρηση διακινούνται, διαμοιράζονται και παρακολουθούνται με ασφάλεια. Το Knowledgetree αποτελεί το ηγετικό λογισμικό για τη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων και έχει σχεδιαστεί για διατμηματική χρήση.

Τα κυριότερα χαρακτηριστικά του έχουν ως εξής:

  • Εύκολη στη χρήση διαδικτυακή διεπαφή
  • Διαβίβαση των μηνυμάτων του Microsoft outlook και των επισυναπτόμενων σε αυτά αρχείων στην αρχειοθήκη εγγράφων
  • Αποθήκευση αρχείων σε διαδικτυακή πλατφόρμα (intranet/extranet) για την προώθηση της συνεργασίας
  • Χρήση πινακίδων και επισημάνσεων για τη διαμοίραση εγγράφων με τους συναδέλφους και ενημέρωση για την τρέχουσα απασχόληση των εργαζομένων
  • Δημοσίευση αλλαγών σε έγγραφα ή σε αρχεία μέσω RSS και κατανάλωση της τροφοδοσίας RSS σε Knowledgetree AJAX * dashboard
  • Αναζήτηση περιεχομένων εγγράφου (Microsoft Office, open Document, PDF, XM, HTM, RTF, text) και μεταδεδομένων χρησιμοποιώντας απλή ενιαία αναζήτηση λέξης ή δημιουργώντας κριτήρια αναζήτησης λογικής Boolean
  • Εξειδικευμένη αλλά εύκολη στη χρήση διαχείριση έκδοσης εγγράφων χρησιμοποιώντας τις ευρέως γνωστές έννοιες “check-in” & “check-out”
  • Δυναμικό μοντέλο ασφαλείας στη βάση ομάδων και ρόλων που επιτρέπει την πρόσβαση αρχείων και τη διαχείριση ελέγχου ενεργειών
  • Διαβαθμισμένος και λεπτομερής έλεγχος όλων των έγγραφων δραστηριοτήτων
  • Υποστήριξη διεθνών γλωσσών συμπεριλαμβανομένων εικονογραφημένων γλωσσών, όπως ιαπωνικά, κορεατικά, απλά και παραδοσιακά κινέζικα.
  • Δημιουργία εξειδικευμένων ροών εργασίας που χειρίζονται την παραγωγή εγγράφων και γνωστοποιούν στις ομάδες για τις ενέργειες στις οποίες πρέπει να προβούν.
  • Ικανότητα φόρτωσης μεγάλων αρχείων με τη χρήση αρχείου ΖΙΡ ή από τον εξυπηρετητή συστήματος αρχείου
  • Περιορισμένη πρόσβαση σε έγγραφα κατά τη ροή των εργασιών μόνο σε ορισμένους χρήστες
  • Διασύνδεση αυτόματων ροών εργασίας σε εξειδικευμένους τύπους αρχείων.
  • Σύνδεση εγγράφων μαζί με επιτρεπόμενα έντυπα παρόμοιου περιεχομένου ή θεματικής για τη διαχείριση τους ως υποομάδας
  • Συζήτηση εγγράφων χρησιμοποιώντας φόρουμ συζήτησης
  • Έλεγχος ηλεκτρονικής αποστολής εγγράφων που τηρούνται στην αρχειοθήκη
  • Τεχνολογία συνδρομητικής εγγραφής σε έγγραφα και αρχεία επιτρέπει τη λήψη μηνυμάτων από τους χρήστες για τη διενέργεια συγκεκριμένων ενεργειών
  • Αποθήκευση των τυποποιημένων αναζητήσεων ώστε οι χρήστες να έχουν πρόσβαση σε αυτές από το σύστημα dashboard
  • Πρόσβαση των αλλαγών τροφοδοσίας RSS σε αρχεία και έγγραφα
  • Μετατροπή εγγράφων σε μορφή Adobe PDF για την ευκολότερη διανομή και αποθήκευση.

Nuxeo ECM

http://www.nxeo.com/en/products

To Nuxeo EP αποτελεί λύση Διαχείρισης Επιχειρηματικού Περιεχομένου (ECM) από την πλευρά του εξυπηρετητή που διατίθεται ως ΕΛ/ΛΑΚ. Η εφαρμογή λειτουργεί σε εξυπηρετητή Java EE 5 και επωφελείται από την πλήρη δυναμική της πλατφόρμας Java EE5, συμπεριλαμβανομένων των εξής: υψηλή διαθεσιμότητα, διαχειριστικότητα, ενσωμάτωση στο υφιστάμενο σύστημα πληροφορικής και υποστήριξη αναπτυξιακών εργαλείων. Το Nuxeo EP έχει σχεδιαστεί για να χρησιμοποιείται από φυλλομετρητή όπως MS-IE, firefox, με διεπαφή AJAX , από εφαρμογές γραφείου όπως MS-Office, ή από RCP εφαρμογή Nuxeo. H ρύθμιση Nuxeo παρέχει συνεργατική εργασία μέσω λειτουργικής διάκρισης των χώρων εργασίας και των τμημάτων:

  • Χώροι εργασίας: παρέχουν στους τελικούς χρήστες τα εργαλεία για τη διαχείριση και συνεργασία στις λειτουργίες εγγράφων (διαμοίραση εγγράφων, επιμέλεια εκδόσεων, σχέσεις, δικαιώματα πρόσβασης). Οι χώροι εργασίας παρέχουν καινοτόμο προσέγγιση στην προώθηση της συνεργατικής διαχείρισης εγγράφων (από το στάδιο της δημιουργίας μέχρι την αρχειοθέτηση).
  • Τμήματα: παρέχουν ιεραρχική απεικόνιση στην πρόσβαση στο έγκυρο περιεχόμενο που δημιουργείται στους χώρους εργασίας και μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως ιεραρχημένοι δικτυακοί τόποι ή ως σχεδιασμός αρχείων.

Τα κύρια χαρακτηριστικά έχουν ως εξής:

  • δικαιώματα και άδειες
  • dashboards
  • μηχανές αναζήτησης
  • δομή εγγράφων και πληροφοριών
  • διαδικασία δημιουργίας αρχείων
  • επιμέλεια και αναθεώρηση εγγράφων
  • δικαιώματα πρόσβασης σε μεταδεδομένα
  • συσχετισμοί εγγράφων
  • διάγραμμα ροής εγγράφων
  • ιστορικό και έλεγχος

Ο εξυπηρετητής μπορεί να προσπελαστεί μέσω διαδικτυακής διεπαφής ή με τη χρήση πελάτη που παρέχει επεξεργασία XHTML και επεξεργασία φωτογραφιών.

 
ellak/διαχείριση_εγγρά_ων.txt (6 views) · Τελευταία τροποποίηση: 2014/04/03 17:26
 
Recent changes RSS feed Creative Commons License Donate Valid XHTML 1.0 Valid CSS Driven by DokuWiki