Στο φύλλο εργασίας Πρόσωπα εισάγονται όλα τα πρόσωπα που έχουν ή είχαν σχέση με το οργανόγραμμα του οργανισμού. Δεν είναι απαραίτητο ότι κάθε πρόσωπο στο φύλλο αυτό θα βρίσκεται σε κάποια θέση του οργανισμού. Μπορεί για παράδειγμα κάποια πρόσωπα που βρίσκονται ως εγγραφές στο φύλλο αυτό να βρίσκονταν παλιότερα σε κάποια θέση του οργανισμού αλλά όχι πλέον. Όμως τα πρόσωπα που καταλαμβάνουν μία θέση στο τρέχον οργανόγραμμα του οργανισμού πρέπει να συγκαταλέγονται μεταξύ των εγγραφών του φύλλου, αλλιώς το τελικό οργανόγραμμα της εφαρμογής θα είναι ελλιπές.

Στο φύλλο αυτό κάθε πρόσωπο ταυτοποιείται, δηλαδή αναγνωρίζεται μοναδικά από τα ακόλουθα γνωρίσματα, τα οποία καταλαμβάνουν τις ομώνυμες στήλες από τα αριστερά του φύλλου:

- Α/Α (Αύξων αριθμός), στήλη Α: Ένας μοναδικός αριθμός, ακέραιος, που αρχίζει από το 1. Δεν είναι υποχρεωτικό η επόμενη εγγραφή (γραμμή) να έχει Α/Α μεγαλύτερο κατά ένα από την προηγούμενη (μπορεί να έχει και μικρότερο), αλλά πρέπει κάθε μία να είναι μοναδική.

- Όνομα, στήλη Β:Το μικρό όνομα του προσώπου

- Επώνυμο, στήλη C: Το επώνυμο του προσώπου, όπως γράφεται στην Αστυνομική του ταυτότητα

Τα γνωρίσματα αυτά καταλαμβάνουν τις 3 πρώτες στήλες. Οι υπόλοιπες μπορούν να περιέχουν γνωρίσματα που εισάγει ο χρήστης, συμπεριλαμβανομένων των τίτλων στην πρώτη γραμμή κάθε στήλης, να αναπαριστούν οτιδήποτε δηλαδή σχετίζεται με το πρόσωπο και είναι σημαντικό για τον οργανισμό να είναι γνωστό.

Στο παράδειγμά μας, υπάρχουν τα ακόλουθα γνωρίσματα (όπως θα δούμε παρακάτω τα περισσότερα αφορούν στην προσωπική ζωή του προσώπου -στοιχεία οικίας, αν και προαιρετικά για την εφαρμογή, χρησιμοποιούνται για την εξαγωγή VCARD):

- Τύπος Πτυχίου, στήλη D: χρησιμοποιείται από υπηρεσίες του Δημοσίου τομέα, για να υποδείξει τι επιπέδου είναι το πτυχίο του προσώπου -δημοτικής εκπαίδευσης ΔΕ, υποχρεωτικής εκπαίδευσης ΥΕ, ΤΕΙ ΤΕ και πανεπιστημιακής εκπαίδευσης ΠΕ

- Διεύθυνση, στήλη E: Όνομα οδού και αριθμός οικίας προσώπου

- Περιοχή, στήλη F: Δήμος, δημοτικό διαμέρισμα, κοινότητα

- Νομός, στήλη G

- Τ.Κ., στήλη H: Ταχυδρομικός Κωδικός

- Όροφος, στήλη J: Όροφος οικίας, στην περίπτωση πολυόροφου κτιρίου

- Τηλέφωνο, στήλη K: τηλέφωνο οικίας (σταθερό)

- Φαξ, στήλη L: αριθμός φαξ (τηλεομοιότυπου) οικίας

- email, στήλη M: προσωπική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

- Επάγγελμα, στήλη N: επαγγελματική δραστηριότητα προσώπου