Wiki Προκήρυξη για την ανάπτυξη συστήματος ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου
Ημερομηνία: 01.10.2010
Α. Εισαγωγή
Η Εταιρεία Ελεύθερου Λογισμικού / Λογισμικού Ανοικτού Κώδικα (ΕΕΛ/ΛΑΚ) προσκαλεί κάθε ενδιαφερόμενο για την ανάπτυξη πληροφοριακού συστήματος ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου και διαχείρισης υποθέσεων, το οποίο θα μπορεί χρησιμοποιηθεί από οργανισμούς του Δημοσίου και του Ιδιωτικού τομέα και θα διατίθεται ελεύθερα με άδεια EUPL(http://www.osor.eu/eupl) στην κοινότητα του ανοιχτού λογισμικού.
Η προκήρυξη που ακολουθεί διαμορφώθηκε κατόπιν της διαβούλευσης της ΕΕΛ/ΛΑΚ που έγινε από 20 Σεπτεμβρίου έως 30 Σεπτεμβρίου και δημοσιεύθηκε στο δικτυακό της τόπο.
Το σύστημα θα εφαρμοσθεί αρχικά στο Γραφείο του Αντιπροέδρου της Κυβέρνησης και θα διατίθεται ελεύθερα για χρήση σε οποιοδήποτε άλλο φορέα (δημόσιο ή ιδιωτικό) επιθυμεί να το υιοθετήσει.
Η ΕΕΛ/ΛΑΚ, εταιρεία με μη κερδοσκοπικό χαρακτήρα, έχει ως κύριο στόχο να συμβάλλει στην προώθηση και ανάπτυξη του ΕΛ/ΛΑΚ στο χώρο της εκπαίδευσης, του δημόσιου τομέα και των επιχειρήσεων στην Ελλάδα.
Β. Αντικείμενο
Ο στόχος είναι η ανάπτυξη πληροφοριακού συστήματος για τη διαχείριση των εισερχόμενων και εξερχόμενων έντυπων και ηλεκτρονικών εγγράφων και της εν γένει γραπτής και ηλεκτρονικής επικοινωνίας καθώς και της παρακολούθησης των εσωτερικών υποθέσεων μιας υπηρεσίας.
Το πληροφοριακό σύστημα θα αποτελείται από δύο βασικά υποσυστήματα:
1. Υποσύστημα ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου (e-πρωτόκολλο)
2. Υποσύστημα αναθέσεων και παρακολούθησης υπόθεσης
Το πληροφοριακό σύστημα θα πρέπει να αναπτυχθεί με λογισμικό ανοιχτού κώδικα (open source) και η υλοποίησή του θα πρέπει να υποστηρίζει τη λειτουργία σε περιβάλλον virtual computing. Η λειτουργία του συστήματος θα βασίζεται σε λογικές cloud computing.
Το σύστημα στην τελική του μορφή θα γίνει διαθέσιμο μέσω ειδικής ιστοσελίδας προς οποιαδήποτε υπηρεσία του Δημοσίου, η οποία με τη συμπλήρωση μιας απλής ηλεκτρονικής αίτησης θα μπορεί να το εγκαταστήσει και να το χρησιμοποιεί για τους σκοπούς της λειτουργίας της.
Γ. Προδιαγραφές
Γ1. Λειτουργικές προδιαγραφές
Το πληροφοριακό σύστημα θα αποτελείται από δύο βασικά υποσυστήματα:
1. Υποσύστημα πρωτοκόλλου
2. Υποσύστημα αναθέσεων και παρακολούθησης υπόθεσης
Γ.1.1 Υποσύστημα Πρωτοκόλλου
Το υποσύστημα πρωτοκόλλου θα έχει τις ακόλουθες λειτουργικές προδιαγραφές:
1. Να είναι πλήρως παραμετρικό για τον καθορισμό των τμημάτων, θέσεων εργασίας, υπαλλήλων, των αποστολέων, παραληπτών, πινάκων αποδεκτών, φακέλων αρχείου, θεμάτων, ρόλων και δικαιωμάτων χειριστών. Θα πρέπει να δίνεται η δυνατότητα για χρήση λεξικών υπηρεσιών και άλλων φορέων καθώς και η δυνατότητα για επεξεργασία των λεξικών αυτών μέσα από το περιβάλλον του συστήματος. Επιπλέον θα πρέπει να υπάρχει η δυνατότητα αυτόματης εισαγωγής λεξικών στα πλαίσια του Εθνικού Πλαισίου Διαλειτουργικότητας Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, ώστε να γίνεται επικαιροποίηση των λεξικών με αυτόματο τρόπο, όποτε αυτό απαιτείται.
2. Να συνεργάζεται με οποιοδήποτε σαρωτή για την αρχειοθέτηση των εγγράφων. Θα πρέπει να υποστηρίζονται πολλαπλοί σαρωτές σε οποιαδήποτε θέση εργασίας. Επίσης θα πρέπει να υποστηρίζεται λειτουργία fax to edoc (δηλαδή αποστολή εγγράφου σε fax για ψηφιοποίηση). Είναι επιθυμητό η υποστήριξη των σαρωτών να υποστηρίζεται από τοπική εφαρμογή διασύνδεσης με τον οδηγό συσκευής του σαρωτή ώστε να διευκολύνεται ο χειριστής του συστήματος κατά την εισαγωγή ενός νέου εγγράφου.
3. Να αρχειοθετεί τοπικά αρχεία κειμένου, spreadsheet από τις εφαρμογές Ms Office και Openoffice με δυνατότητα αναζήτησης σε πλήρες κείμενο, για τα εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα.
4. Να αρχειοθετεί έγγραφα pdf προερχόμενα από τον σαρωτή (ή όχι) με δυνατότητα OCR και indexing για αναζήτηση στο κείμενο.
5. Να αρχειοθετεί έγγραφα από fax.
6. Να διαχειρίζεται εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα προερχόμενα από κανονικό ταχυδρομείο ή ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
7. Να διασυνδέεται με εξυπηρετητή IMAP ή/και POP3 για την αυτόματη πρωτοκόλληση των ηλεκτρονικών εγγράφων.
8. Να παρακολουθεί κάθε είδος εγγράφου και των σταδίων διεκπεραίωσης
9. Να εκδίδει βεβαίωση παραλαβής η οποία να εκτυπώνεται ή να αποστέλλεται μέσω email.
10. Να τοποθετεί αυτόματα λογότυπο Υπηρεσίας, μονάδας ώστε να συντάσσονται αυτοματοποιημένα εξερχόμενα έγγραφα και να πρωτοκολλούνται (δηλαδή ο υπάλληλος γράφει την επιστολή του στην εφαρμογή και αυτή μετατρέπεται αυτόματα σε επίσημο έγγραφο και εκτυπώνεται προς αποστολή με ενσωματωμένο αριθμό πρωτοκόλλου).
11. Να έχει τη δυνατότητα αυτόματης υποβολής του εγγράφου στο πληροφοριακό σύστημα που υποστηρίζει το νόμο για τη Διαύγεια 3861/2010 (ΦΕΚ112/Α’/13-7-2010) (βλ. http://diavgeia.gov.gr/).
12. Να εκτυπώνει το βιβλίο πρωτοκόλλου σε οποιοδήποτε μέγεθος χαρτιού (A4/A3 κλπ) καθώς και να γίνεται export σε αρχείο κειμένου, spreadsheet και pdf..
13. Να χαρακτηρίζει τα εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα.
14. Να παρακολουθεί την πορεία του εισερχόμενου εγγράφου και να συνδέει το εξερχόμενο έγγραφο, εφόσον υπάρχει.
15. Να έχει τη δυνατότητα εισαγωγής μεταδεδομένων στα έγγραφα (πχ. tags).
16. Να έχει δυνατότητα αναζήτησης εγγράφων με όλα τα κρίσιμα πεδία, όπως τίτλος, case number, tag, κοκ καθώς και αναζήτηση στο πλήρες κείμενο του εγγράφου είτε αυτό είναι σε μορφή κειμένου ή λογιστικού φύλλου, είτε προέρχεται από OCR.
17. Να διαθέτει API για διασύνδεση με PDF Server, OCR Server, Google Docs και άλλα cloud storage συστήματα και υπηρεσίες όπως είναι το Pithos του ΕΔΕΤ, Sugarsync, Dropbox, Box.net κοκ
18. Δυνατότητα πολυγλωσσικής υποστήριξης.
19. Δυνατότητα μαζικής σάρωσης εγγράφων με χρήση ειδικής σήμανσης στην 1η σελίδα κάθε εγγράφου, ώστε να διευκολύνεται η εισαγωγή δεδομένων.
Γ.1.2 Υποσύστημα αναθέσεων και παρακολούθησης υποθέσεων
Το υποσύστημα αναθέσεων και παρακολούθησης υποθέσεων θα έχει τις ακόλουθες προδιαγραφές:
1. Συνεργασία με το υποσύστημα πρωτοκόλλου για τη διαχείριση των εγγράφων.
2. Παρακολούθηση των εσωτερικών υποθέσεων της υπηρεσίας (case management).
3. Διαχείριση Χρεώσεων και Παρακολούθηση Εγγράφων: Χρέωση και παρακολούθηση των εκκρεμών εγγράφων ή των προς διεκπεραίωση υποθέσεων με βάση κάποιο χρονικό διάστημα, το στέλεχος ή το τμήμα που έχει χρεωθεί το έγγραφο, κτλ.
4. Διαδοχική χρέωση εγγράφων σε διευθύνσεις και υπαλλήλους για την υποστήριξη της συνεργασίας αυτών. Κατά τη διαδικασία της χρέωσης ή της διεκπεραίωσης, μπορούν να επισυνάπτονται στο έγγραφο σχόλια ή σχετικά ηλεκτρονικά αρχεία.
5. Αναφορές και Στατιστικά Κίνησης Εγγράφων για την ενημέρωση των επιτελικών στελεχών, αλλά και στατιστικοί δείκτες που μπορούν να προσφέρουν πληροφόρηση για την παραγωγικότητα του οργανισμού (π.χ. το μέγεθος και ο ρυθμός διεκπεραίωσης εγγράφων, κτλ.).
6. Δημιουργία, αποθήκευση και χρήση ad-hoc αναφορών, με δυνατότητες εμφάνισης στην οθόνη, εκτύπωσης και εξαγωγής σε αρχείο διαδεδομένης μορφής (MS Word, Excel και HTML), επιτρέποντας έτσι τη δημιουργία διοικητικών αναφορών (management reports) και την αποδοτικότερη παρακολούθηση των εργασιών.
7. Αυτόματη ενημέρωση των υπαλλήλων που έχουν χρεωθεί τη διεκπεραίωση κάποιου εγγράφου, μέσω e-mail, το οποίο αποστέλλεται στα εμπλεκόμενα μέρη που περιγράφει τη χρέωση και περιλαμβάνει link για την πρόσβαση στο έγγραφο μέσω Web περιβάλλοντος ή περιλαμβάνει το ίδιο το έγγραφο.
8. Δυνατότητα εντοπισμού του ιστορικού ενός εγγράφου, όπου εντοπίζονται αναδρομικά σχετικά έγγραφα που προηγήθηκαν ή ακολούθησαν ένα έγγραφο. Οργάνωση σε υποθέσεις (cases).
9. Εξουσιοδοτημένη πρόσβαση. Ο διαχειριστής του συστήματος μπορεί να καθορίσει αναλυτικά τα δικαιώματα πρόσβασης στο σύστημα για κάθε χρήστη, ενώ το περιβάλλον του χρήστη προσαρμόζεται αυτόματα με βάση αυτά τα δικαιώματα πρόσβασης. Επίσης θα πρέπει να δίνεται η δυνατότητα διαβάθμισης των εγγράφων και να παραμετροποιείται η πρόσβαση των χρηστών.
10. Δημιουργία και διαχείριση καταλόγων με τα στοιχεία των τμημάτων και στελεχών αλλά και των συνεργαζόμενων φορέων. Χρήση λεξικών τα οποία θα εισάγονται αυτόματα από άλλους φορείς και πηγές διαχείρισης λεξικών, εφόσον διατίθενται, στα πλαίσια του Εθνικού Πλαισίου Διαλειτουργικότητας για την Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση.
11. Εισαγωγή Συνημμένων Ηλεκτρονικών Αρχείων και συσχέτισή τους με εισερχόμενα ή εξερχόμενα έγγραφα.
12. Προσωπικές αναφορές και φίλτρα εγγράφων, ορίζοντας πολλαπλά κριτήρια επιλογής εγγράφων και να αποθηκεύσουν τα κριτήρια για μελλοντική χρήση.
13. Δυνατότητα custom logo.
Γ.2 Τεχνικές Προδιαγραφές
Το πληροφοριακό σύστημα θα λειτουργεί ενιαία με ενοποιημένα τα δύο υποσυστήματα.
1. Ακολουθούν οι βασικές τεχνικές προδιαγραφές:
2. Δυνατότητα λειτουργίας σε περιβάλλον virtual computing σε απομακρυσμένο data center.
3. Δυνατότητα λειτουργίας σε local intranet.
4. Περιβάλλον εργασίας στο web (μέσω browser). Όλες οι οθόνες, χειριστών, στελεχών, διαχειριστή θα είναι σε web περιβάλλον.
5. Υποστήριξη όλων των γνωστών φυλλομετρητών (όπως internet explorer, firefox, safari, chrome κοκ)
6. Εγκατάσταση στο virtual περιβάλλον με το πάτημα ενός κουμπιού και άμεση έναρξη λειτουργίας.
7. Χρήση μεμονωμένης εγκατάστασης virtual μηχανής για κάθε υπηρεσία ή μονάδα.
8. Δυνατότητα για λειτουργία τοπικής cache μνήμης για γρήγορη αποθήκευση και ανάκτηση εγγράφων και συγχρονισμό με την κεντρική βάση στο cloud.
9. Δυνατότητα λειτουργίας offline (σε περιπτώσεις βλάβης της σύνδεσης με το διαδίκτυο).
10. Αυτόματη τήρηση αντιγράφων ασφαλείας σε ωριαία, ημερήσια, εβδομαδιαία και μηνιαία βάση.
11. Τήρηση τοπικού αντιγράφου εφεδρείας.
12. Αυξημένες προδιαγραφές ασφαλείας. Χρήση SSL για τη σύνδεση των χρηστών. Κρυπτογράφηση της βάσης καθώς και των αρχείων. Αναφορές πρόσβασης. Επιτρεπτές ip διευθύνσεις. Σύνδεση με VPN.
13. Δυνατότητα παραμετροποίησης για τον χώρο πρόσβασης (π.χ. μόνο εντός υπηρεσίας, και εκτός υπηρεσίας, με βάση την IP κοκ).
14. Παραγωγή και διατήρηση πλήρους log file με καταγραφή όλων των κινήσεων και χειρισμών.
15. Ανάπτυξη με εργαλεία τα οποία είναι ευρέως διαδεδομένα και δεν έχουν περιοριστικούς όρους χρήσης και διάθεσης.
16. Διαχείριση ηλεκτρονικής υπογραφής.
17. Το σύστημα θα πρέπει να έχει τη δυνατότητα εσωτερικής επικοινωνίας μεταξύ υπηρεσιών, ώστε σε περίπτωση αλληλογραφίας μεταξύ υπηρεσιών που το χρησιμοποιούν να γίνεται εξ ολοκλήρου ψηφιακά η διακίνηση των εγγράφων.
18. Ενθαρρύνεται η αξιοποίηση υπαρχόντων σχετικών συστημάτων. Η χρήση κάποιου υπάρχοντος συστήματος ή επιμέρους υποσυστημάτων είναι επιθυμητή προκειμένου να αναπτυχθούν περισσότερες δυνατότητες για το σύστημα στα πλαίσια της συγκεκριμένης προκήρυξης.
Δ. Δημιουργία κοινότητας και υποστήριξη
1. Η ανάπτυξη του συστήματος θα πρέπει να γίνει παράλληλα με τη δημιουργία πλαισίου για την ανάπτυξη κοινότητας χρηστών ανάπτυξης και επέκτασης των δυνατοτήτων. Για το λόγο αυτό ο ανάδοχος θα έχει τις ακόλουθες υποχρεώσεις: Δημιουργία ξεχωριστού δικτυακού τόπου για το σύστημα.
2. Δημιουργία αποθετηρίου για τον πηγαίο κώδικα του έργου με χρήση εργαλείου Distributed Version Control (π.χ. Git, Mercurial).
3. Καταχώρηση του έργου στο osor.eu repository.
4. Δημιουργία wiki για τεκμηρίωση του έργου.
5. Δημιουργία καταγραφής σφαλμάτων για την καταγραφή σφαλμάτων.
6. Δυνατότητα εισαγωγής πρόσθετων υποσυστημάτων στο έργο, ώστε να αποκεντρωθεί η ανάπτυξη επιπλέον λειτουργιών στην κοινότητα ΕΛ/ΛΑΚ.
Ε. Προδιαγραφές ευχρηστίας
Το σύστημα θα πρέπει να είναι εύχρηστο στη λειτουργία του και φιλικό προς το χρήστη. Θα πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στη σχεδίαση των οθονών, την επιλογή των χρωμάτων, τη διάταξη των πεδίων και των κουμπιών αποδοχής, ακύρωσης κοκ.
Επίσης θα πρέπει να αποθηκεύει σε πραγματικό χρόνο τους χειρισμούς ακόμα και σε μη τελική καταχώρηση φόρμας, ώστε να αποφεύγονται διπλές λανθασμένες εγγραφές.
ΣΤ. Άδεια χρήσης
Το σύστημα θα αναρτηθεί σε ειδικά διαμορφωμένη σελίδα τύπου Gov Apps και θα είναι ελεύθερα διαθέσιμο προς χρήση από οποιαδήποτε Δημόσια Υπηρεσία ή Φορέα με την υποβολή αντίστοιχης αίτησης. Θα δημιουργηθεί μητρώο υπηρεσιών που το χρησιμοποιούν ώστε μελλοντικά να είναι εφικτή η διασύνδεση υπηρεσιών μεταξύ τους για ηλεκτρονική ανταλλαγή αλληλογραφίας, στην κατεύθυνση των Central Gov Applications. Το λογισμικό θα διατίθεται με άδεια EUPL (http://www.osor.eu/eupl).
Ζ. Άλλες προδιαγραφές
Το σύστημα θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη τον Κανονισμό Επικοινωνίας Δημοσίων Υπηρεσιών του Υπουργείου Εσωτερικών, Αποκέντρωσης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης (2003) καθώς και οποιαδήποτε επικαιροποίηση αυτού.
Κατεβάστε τον Κανονισμό.
Η. Τεκμηρίωση
Θα πρέπει να παραδοθούν εγχειρίδια χρήσης για τελικούς χρήστες κάθε ρόλου (χρήστες, διαχειριστές, στελέχη κοκ). Επίσης θα πρέπει να παραδοθεί ο κώδικας σε αναγνώσιμη μορφή με σχόλια και δυνατότητα επεξηγήσεων με στόχο την περαιτέρω ανάπτυξη του συστήματος από την κοινότητα. Θα δοθεί ιδιαίτερη σημασία στην καλή τεκμηρίωση του κώδικα και της χρήσης του συστήματος.
Θ. Δημοσίευση διαγωνισμού και αποτελεσμάτων
Η προκήρυξη του διαγωνισμού καθώς και τα αποτελέσματα του θα δημοσιευτούν στην ιστοσελίδα της ΕΕΛ/ΛΑΚ (www.ellak.gr).
Ι. Υποβολή προτάσεων, αξιολόγηση και έναρξη υλοποίησης
Οι προτάσεις των ενδιαφερομένων μπορούν να υποβληθούν έως το Σάββατο 16 Οκτωβρίου 2010 και ώρα 12:00 στην ΕΕ/ΛΛΑΚ στην ηλεκτρονική διεύθυνση “proposals at ellak.gr”. Η αξιολόγηση των προτάσεων θα γίνει από επιτροπή που θα ορισθεί από τους φορείς της προκήρυξης.
Η αξιολόγηση των προτάσεων θα γίνει με βάση τις προτάσεις των ενδιαφερομένων. Κριτήρια αξιολόγησης είναι:
1. Τεχνική περιγραφή και ικανοποίηση των προδιαγραφών - 30%
2. Σύνθεση ομάδας υλοποίησης και σχετική εμπειρία - 10%
3. Μεθοδολογία και χρονοδιάγραμμα υλοποίησης - 10%
4. Κόστος - 30%
5. Υποστήριξη και δημιουργία κοινότητας - 20%
Η αξιολόγηση θα γίνει εντός 10 ημερών από την προθεσμία υποβολής των προτάσεων. Τα αποτελέσματα θα δημοσιευθούν στο δικτυακό τόπο της ΕΕΛ/ΛΑΚ.
1. Οι προτάσεις θα πρέπει να περιλαμβάνουν:
2. Τεχνική περιγραφή με πίνακα συμμόρφωσης (ναι, μερική, όχι) με κάθε προδιαγραφή
3. Βιογραφικά ομάδας υλοποίησης για τα φυσικά πρόσωπα, κατάλογο σχετικών έργων και τεχνογνωσία για να νομικά πρόσωπα
4. Αναλυτικό χρονοδιάγραμμα υλοποίησης με ανάλυση σε επιμέρους φάσεις
5. Οικονομική πρόταση με ανάλυση κοστολόγησης βασισμένη σε ανθρωποώρες
6. Σχέδιο δημιουργίας κοινότητας για το σύστημα
Όλα τα παραπάνω πρέπει να σταλούν σε μορφή OpenDocument Text (.odt) ή PDF. Ομοίως η οικονομική πρόταση (σημείο 5) πρέπει είναι σε OpenDocument Spreadsheet (.ods) ή PDF.
Προϋπολογισμός
Ο προϋπολογισμός της πρότασης δεν πρέπει να ξεπερνά τα 25.000 ευρώ + ΦΠΑ.
